A recente sanção da regulamentação da reforma tributária, por meio da Lei Complementar nº 214/2025, é um sinal de alerta para que as empresas comecem as mudanças necessárias para seguir as novas regras. O período de transição para a implementação da Contribuição e Imposto sobre Bens e Serviços (CBS/IBS) e do Impostos Seletivo (IS) terá início em 1º de janeiro de 2026. Mas os testes que envolvem mudanças no layout da nota fiscal eletrônica começam em setembro, segundo a Nota Técnica SE/CGNFS-e nº 1, publicada em agosto de 2024.
A maioria das empresas, inclusive as maiores, está atrasada, segundo afirma Thaís Borges, diretora comercial e de marketing da Systax, empresa de tecnologia fiscal e tributária. “ O desafio não envolve apenas a área fiscal”, diz ela, acrescentando que a área operacional pode ser afetada. “A empresa pode ser obrigada a parar uma linha de produção ou fornecimento de serviços para cumprir as novas diretrizes tributárias.”
Segundo especialistas ouvidos pelo Valor, a adequação das empresas à reforma tributária é essencial para garantir conformidade legal, competitividade e eficiência operacional. Na prática, exigirá proatividade, investimento em tecnologia, revisão de estratégias fiscais e um acompanhamento constante das mudanças regulatórias. “Empresas que se prepararem estarão melhor posicionadas para lidar com os desafios e aproveitar as oportunidades que a nova estrutura tributária trará”, diz João Eloi Olenike, presidente-executivo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT).
“É urgente que as empresas avaliem como a reforma as impactará” — Arthur Pitman
Olenike sugere, primeiro, um planejamento estratégico, com o objetivo de mitigar possíveis custos advindos das alterações no sistema tributário nacional. Para ele, as empresas que não se adequarem às mudanças trazidas pela reforma tributária enfrentarão implicações legais, financeiras e operacionais. “Isso pode comprometer a viabilidade de seus negócios e trazer riscos significativos.”
Professor em Gestão Tributária na Fipecafi, Arthur Pitman destaca que “neste momento, é urgente que as empresas avaliem como a reforma tributária impactará suas realidades”. É preciso, acrescenta, “mapear os impactos operacionais [como mudanças nas obrigações acessórias e sistemas de tecnologia], financeiros [fluxo de caixa e disponibilidade de créditos tributários] e contábeis [ajustes nas demonstrações financeiras e no registro de ativos e passivos fiscais]”.
O escritório L.O. Baptista lembra que, no período de transição, de 2026 a 2032, a cada ano, novas mudanças serão introduzidas no novo sistema. Em 2026, por exemplo, haverá o início da cobrança da CBS, com alíquota de 0,9%, e do IBS, com alíquota estadual de 0,1%. Entre 2027 e 2028, a CBS será exigida com base na alíquota estabelecida pela União, reduzida em 0,1%, e a alíquota do IBS será de 0,05%. Já em 2029, o IBS passa a ter a alíquota instituída pelo governo e ocorrerá a redução de 10% nas alíquotas do ICMS e do ISS. Entre 2030 e 2032, continua a redução de percentuais para os dois impostos até a sua completa extinção em 2033.
Para seguir as novas regras, as empresas terão que investir. Segundo levantamento realizado pela Systax para verificar o custo das adequações de sistemas para as organizações, ele é menor para as micro e pequenas empresas devido à simplicidade relativa dos sistemas e operações atuais. A estimativa é de um investimento que variará entre R$ 100 mil e R$ 500 mil.
Já as companhias de médio porte, além de ajustes nos sistemas, precisam de mapeamento de processos e treinamentos internos. Assim, o investimento está estimado entre R$ 500 mil e R$ 2 milhões.
Para uma organização de grande porte, o custo mais relevante está atrelado à integração de sistemas corporativos, consultorias de larga escala e gestão de riscos para evitar interrupções operacionais. Para isso, ela precisará investir de R$ 1,5 milhão a R$ 5 milhões.
Segundo explica Thaís Borges, esses valores estimados desconsideram a contratação de mão de obra e outros serviços, o que varia conforme a complexidade das operações e as demandas específicas de cada empresa. Para as de pequeno porte, esse custo extra estaria ao redor de R$ 30 mil e R$ 100 mil.
Para médias, de R$ 100 mil a R$ 500 mil, com a contratação de especialistas temporários para revisões tributárias e adaptações de sistemas, além de ampliação ou capacitação das equipes de TI. “Nelas, o treinamento interno é mais robusto, pois a quantidade de processos e colaboradores impactados é maior”, diz.
Já para grandes corporações, a Systax estima que esse custo varie de R$ 500 mil a R$ 3 milhões ou até mais, dependendo da complexidade de suas operações. “Elas exigem não apenas a contratação de consultorias especializadas, mas a ampliação de equipes dedicadas exclusivamente à implementação das mudanças porque é necessário realizar revisões detalhadas de processos em múltiplas filiais ou unidades”, afirma Thais.
O prazo previsto para as empresas realizarem alterações nos sistemas varia conforme o porte da empresa. Mas, de acordo com a especialista, esse período oscila entre 6 e 18 meses. A adaptação dos sistemas para a reforma, explica, é um processo longo, que envolve várias etapas.
Para as empresas que não se adaptarem, pode até haver uma certa flexibilidade por parte da fiscalização durante o período de transição, pois é um período para ajustes. “Porém, esperar até o último minuto para fazer as mudanças pode sair muito mais caro, porque as empresas acabam tendo que contratar consultorias às pressas, fazer ajustes emergenciais nos sistemas e, pior, perder oportunidades de mercado por não conseguirem oferecer preços competitivos”, diz Thaís.
Quando o período de transição acabar e as novas regras começarem a valer integralmente, o impacto de qualquer erro ou omissão será bem mais pesado. Empresas que não estiverem adequadas podem ser multadas, autuadas e correm o risco de terem suas operações interrompidas, conforme previsto no artigo 25, da Lei Complementar nº 214, de 2025, que regulamenta a reforma tributária.
As responsabilidades de que trata esta lei complementar compreendem a obrigação pelo pagamento do IBS e da CBS, acrescidos de correção e atualização monetária, multa de mora, multas punitivas e demais encargos.
Outras sanções para as organizações que não se adaptarem, destacadas por Olenike, do IBPT, são, além do bloqueio de operações, restrição ao uso de créditos tributários e comprometimento da reputação. “Ignorar essas mudanças compromete não apenas a saúde financeira, mas também a continuidade do negócio no médio e longo prazo”, diz.
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