Ainda antes do início da crise da COVID-19, 5,3% dos norte-americanos – mais de 8,2 milhões de pessoas – trabalhavam em casa, de acordo com um relatório de 2018 do Censo dos EUA. Com a epidemia obrigando cada vez mais os funcionários dos escritórios a trabalharem de casa, as videoconferências estão se tornando mais rotineiras para empresas dos mais diversos setores, abrangendo desde reuniões de equipe a sessões de brainstorming e comunicados importantes.
Mas as estratégias de comunicação que funcionam bem entre colegas em uma sala de reuniões talvez não possam ser transpostas tão facilmente para o estilo “individual” das videoconferências. A recomendação do professor de comportamento organizacional Andy Molinsky é encarar as reuniões virtuais como “um contexto completamente diferente, não apenas uma reunião presencial ou uma aula através de uma tela”.
Fazer seu ponto de vista e sua presença se destacarem em uma reunião virtual via Zoom, Skype ou programa similar não exige apenas que adotemos táticas próprias da videoconferência, mas também que abandonemos todo tipo de preconceito, possivelmente desfavorável, para com essas ferramentas.
Para ajudar a manter uma contribuição real enquanto sua presença permanece virtual, leve em consideração estas seis recomendações:
1. Concentre-se na câmera, não nos colegas
Todo coach de apresentações dirá que o contato visual direto é uma estratégia essencial para enfatizar seu argumento. Em uma videoconferência, isso significa olhar para a câmera, não para o rosto simpático de Marcia, Greg, Cindy, Peter, Jan e Bobby. Falar para um círculo escuro e indiferente pode não parecer natural ou confortável – como seres humanos, fomos ensinados a olhar para as pessoas com quem estamos conversando – mas sabemos que é algo que artistas e políticos têm feito há décadas.
Não é fácil ficar concentrado em sua câmera durante uma reunião inteira – principalmente enquanto outras pessoas estão falando – mas saiba que você amplia o efeito da sua argumentação quando olha com atenção para a lente.
Pratique olhar para sua câmera durante videoconferências enquanto fala, mesmo por breves momentos. Quanto mais praticar, mais à vontade vai se sentir.
2. Ponha potência na voz
Eu sempre aconselho meus alunos e clientes a falar em um tom mais alto que o normal, porque, além de mais nítida, uma voz potente transmite autoridade, credibilidade e confiança. Esse conceito é verdadeiro tanto para as conferências virtuais quanto para as presenciais. Por isso, mesmo que você esteja usando um microfone externo ou interno, e por isso fique tentado a falar no volume de uma conversa habitual, empregue um tom de voz forte e claro como se estivesse em uma grande sala de conferências.
Falar em um tom mais alto também ajudará você a não balbuciar e nem falar rápido demais por conta do fôlego maior de que precisará.
3. Enquadre a câmera de maneira inteligente
A proximidade tem um papel importante na forma como o público vê você como comunicador. Se estiver muito distante ou se o ambiente estiver escuro, você parecerá menos participativo. Em uma videoconferência, sua cabeça e a parte superior dos ombros devem ocupar quase toda a tela.
Se sua cabeça estiver cortada na parte de cima ou de baixo, você está sentado muito perto. Se todo o seu tronco estiver aparecendo, você está muito longe. Se apenas metade da sua cabeça estiver à vista, ajuste a câmera.
Também esteja atento ao que aparece no fundo. Salas entulhadas fazem um comunicador parecer desorganizado. Elementos chamativos também podem tirar a atenção dos participantes em você. Encontre um ambiente em que o fundo seja simples, refletindo seu profissionalismo.
A preparação é fundamental, portanto, reserve um tempo antes da reunião para escolher o melhor local e enquadrar bem seu rosto para garantir que você fique bem na foto.
4. Esteja presente e atento
Em uma reunião convencional, os participantes têm muita consciência de sua presença. Mas em uma videoconferência em que você está no modo silencioso (e, quem sabe, até usando as calças do pijama), é fácil esquecer que alguém está prestando atenção em você. Você pode ficar tentado a ler os e-mails ou se voltar a outras obrigações, mas a multitarefa pode ser algo traiçoeiro porque você não quer ser pego despreparado caso alguém lhe faça uma pergunta repentina.
Mesmo que você não precise participar ativamente da reunião, sua reputação profissional pode ficar prejudicada se parecer que você não está prestando atenção. Por isso, feche essas outras janelas, deixe o telefone com a tela para baixo e lembre-se de que você está sempre “em cena”.
Como você está menos ciente dos sinais sociais em uma reunião virtual, também é importante estar atento a quanto tempo e com que frequência você fala, se interrompe outras pessoas e se faz comentários que podem ofender alguém presente, mas fora de vista no momento. Meu conselho: não pense que está “em casa”; pense que está “no trabalho”, e seu comportamento seguirá a deixa.
5. Não seja sua própria distração
Em uma reunião presencial, você nunca precisa se preocupar com a sua fala quando o microfone está desligado, nem com ruídos irritantes do ambiente, ou com a interferência de animais de estimação ou crianças. Mas essas são todas armadilhas comuns nas reuniões virtuais, e podem rapidamente sabotar sua participação. Seu trabalho é ter a certeza de que será lembrado pelo que fez de certo, e não pelo que saiu errado; por isso, não se esqueça do poder que exerce tanto sobre o ambiente físico quanto o virtual.
Comece esse treino desativando o microfone sempre que não estiver falando e ativando-o apenas quando for participar. Manter o microfone desabilitado silencia ruídos repentinos e os murmúrios rotineiros que você talvez nem perceba, como o tique-taque do relógio de parede, o som do teclado ao digitar ou até mesmo sua própria respiração. Reativar o microfone obviamente permite que você fale, mas – talvez o mais importante – previne uma possível reprimenda embaraçosa dos colegas, que geralmente vem na forma de um coro que diz: “Seu microfone está desligado!”
Desative a câmera quando estiver fazendo algo que cause uma distração visual, como ir para outro cômodo ou comer. (Beber não é grande fonte de distração, mas mastigar é outra história).
Por fim, se crianças agitadas (ou animais de estimação) quiserem participar da conferência, seus colegas provavelmente vão dar risada ou até se identificar com a situação; portanto, não fique preocupado nem constrangido com distrações espontâneas. Porém, se tiver de fazer uma apresentação importante, tente pedir que alguém fique com as crianças em outro cômodo, longe da tentação da sua presença, ou pelo menos, crie uma atividade que as mantenha bem concentradas. Cuidar dos filhos e fazer uma apresentação não podem acontecer simultaneamente, e mensagens fundamentais exigem não apenas a atenção total dos colegas, mas também a sua.
6. Use a janela de bate-papo como uma parceira
Veja a janela de bate-papo não somente como uma plataforma de discussão, mas como um apêndice de apresentação. Quando se referir a um artigo ou documento compartilhado, conecte-se a ele pelo bate-papo. Se você coordenar a reunião, coloque o link da pauta no chat. Quando outras pessoas estiverem falando, faça contribuições ou perguntas pelo bate-papo. A janela de bate-papo pode ser uma ótima oportunidade para você dar destaque à sua presença nas reuniões virtuais, acrescentar dimensões às suas ideias e demonstrar que está totalmente presente.
Se você participa de reuniões virtuais há anos ou começou apenas este mês, é importante entender que uma videoconferência não é uma mera conferência por vídeo – é uma experiência interativa completamente nova, que exige a adaptação de sua perspectiva, seus hábitos e suas táticas para fazê-la funcionar em seu favor.
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