* por Ana Gabriela Malheiros de Oliveira
Gerir contratos não é tarefa exclusiva do departamento jurídico da empresa. Quando assinamos contratos, e no dia a dia de uma empresa assinamos diversos e de múltiplas naturezas, movimentamos responsabilidades e recursos financeiros.
Não gerir um contrato no sentido de se ter ciência de seu prazo de vigência, suas multas, o nível de serviço estabelecido entre as partes e demais obrigações significa que amanhã você pode precisar de um serviço essencial para sua empresa cujo contrato se encerra naquela data e você ficará à mercê de quanto o seu fornecedor quiser te cobrar ou das bases que a outra parte quiser impor àquela contratação.
Por outro, ter um controle automatizado disso por meio de um software com dashboard, emissão de relatórios gerenciais, classificações de contratos pelo nível de risco que cada um traz à empresa garante não só a possibilidade de renovar um contrato antes de seu término, mas proporciona a avaliação periódica dos fornecedores, cotações de mercado com antecedência quando se quer trocar um parceiro, arquivo de todos os documentos relativos àquele contrato, cobranças de multas quando o caso, aplicações de correções monetárias e demais itens que deixam claro que a gestão de contratos proporciona redução de custo à curtíssimo prazo.
Por outro lado, como ferramenta de administração, o controle automatizado traz transparência às informações da empresa, profissionalização da gestão e credibilidade para o mercado, parceiros e investidores.
Gerir todos os eventos de um contrato, sejam eles de natureza jurídica, comercial ou administrativa são uma necessidade premente para todos que pretendem administrar seu negócio com segurança, assertividade e diminuição de custos, imprimindo organização aos procedimentos internos da companhia.
Trata-se de providência ainda pouco adotada pelas empresas brasileiras se comparadas com empresas estrangeiras, em especial norte-americanas, mas a utilização de um software para gerir contratos é medida imprescindível para os que buscam administrar com excelência e alta performance em resultados.
Ana Gabriela Malheiros de Oliveira é Sócia da Área Consultiva & Contratual do escritório Vigna Advogados Associados, Advogada formada pela UNESP- Universidade Estadual Paulista. Pós-Graduada em Direito Empresarial na Pontifícia Universidade Católica de São Paulo – PUC-SP
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