Em um mundo de notificações, e-mails, mensagens instantâneas e um espaço no escritório que encolhe gradualmente, estamos cada vez mais distraídos no trabalho. O funcionário médio é interrompido de 50 a 60 vezes por dia, e cerca de 80% dessas interrupções não são importantes. Consequentemente, as pessoas têm passado muito pouco tempo no que os psicólogos chamam de “estado de fluxo”, um espaço em que as pessoas são até cinco vezes mais produtivas, de acordo com uma pesquisa da McKinsey.
As constantes distrações não apenas tornam as pessoas menos produtivas, mas também mais estressadas do que nunca, com a falta de controle sobre o próprio trabalho sendo citadas como umas das maiores culpadas pelo estresse no trabalho, segundo o American Institute of Stress. Então, como evitar as distrações no escritório para conseguirmos controlar nosso cotidiano, fazer nosso melhor trabalho e melhorar nosso bem-estar emocional?
- Pratique a comunicação assíncrona
Quando você recebe um e-mail, não há problema em pensar: “Respondo quando puder”.
Além do benefício de proporcionar às pessoas mais tempo para um foco ininterrupto, a comunicação assíncrona predispõe as pessoas a um melhor processo de tomada de decisão, aumentando a quantidade de tempo que temos para responder a uma solicitação. Quando você está em uma ligação telefônica ou videoconferência, toma decisões em tempo real ao passo que, quando se comunica por e-mail, terá mais tempo para pensar em uma resposta.
Para obter êxito nessa prática, é preciso acabar com a “urgência” arbitrária que ainda atormenta os escritórios do mundo todo, mesmo quase um século depois de Dwight D. Eisenhower, que, citando o Dr. J. Roscoe Miller, presidente da Northwestern University, sentenciou: “Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”. Dizem que esse “Princípio Eisenhower” foi a forma como o ex-presidente priorizou sua própria carga de trabalho.
Para otimizar uma mensagem assíncrona e evitar muitos e-mails subsequentes, inclua o seguinte em sua comunicação inicial:
- Detalhes suficientes
- Ponto(s) de ação claro(s)
- Um prazo
- Uma solução alternativa caso o destinatário não possa atender às suas condições
- Crie blocos de consulta para tudo
“Dar uma olhadinha” em qualquer coisa, mesmo que por um décimo de segundo, pode resultar em uma perda de produtividade na casa dos 40% ao longo de um dia; isso porque podemos demorar 23 minutos para recuperarmos a concentração após uma troca de tarefas.
Em vez de conferir esporadicamente os compromissos e tarefas ao longo do dia, o melhor é criar blocos de consulta ao e-mail, às mensagens instantâneas, às mídias sociais e até às mensagens de texto, e em horários predeterminados.
Se você tem dificuldades com o autocontrole, ferramentas como a extensão Inbox Pause, para Gmail, permitem pausar sua caixa de entrada após consultá-la e despausá-la apenas na próxima verificação. A extensão Blocksite e o aplicativo Freedom também permitem bloquear o acesso a sites e aplicativos específicos durante intervalos determinados.
- Não perturbe
Se você está lendo isso e pensando, “Mas eu trabalho em um escritório de plano aberto, é impossível evitar interrupções”, tente usar um mecanismo de sinalização para informar à sua equipe que você está concentrado (ou tentando concentrar-se) e que não quer ser interrompido, a menos que seja de fato urgente. O sinal pode ser simples como utilizar fones de ouvido.
- Evite a agenda Tetris
Nos escritórios atuais, é uma norma amplamente aceita que outras pessoas possam reservar um horário na sua agenda, geralmente à custa de suas próprias prioridades.
Jason Fried, CEO da Basecamp, contou em um episódio do podcast Future Squared que, na empresa, ninguém pode reservar um horário na agenda de outra pessoa sem seu devido consentimento. Isso significa que a maioria das reuniões simplesmente não acontece porque o candidato a organizador do evento geralmente opta por um telefonema ou mensagem instantânea.
Como alternativa, considere bloquear zonas livres para reunião em sua agenda ou utilizar uma ferramenta de agendamento de reuniões, como o Calendly, para que as pessoas marquem reuniões com você apenas durante janelas definidas, deixando o resto do dia livre para você se concentrar e evitando o pingue-pongue de e-mails em que o agendamento de reuniões costuma se transformar.
- Encerre o looping de reuniões
Em vez de arriscar interrupções para obter informações suplementares e uma reunião para discutir a reunião anterior, tenha a certeza de sair de cada reunião com ações claras a seguir, tarefas claramente distribuídas e prazos.
- Evite “Responder a todos”
Responder a todos, utilizado como um mecanismo para repartir responsabilidades, apenas faz acumular conversas desnecessárias à caixa de entrada e à cabeça dos outros. Assuma mais controle sobre suas decisões e apenas envie e-mails às pessoas que devem ser informadas.
- Utilize outros espaços
Como Sue Shellenbarger escreveu no Wall Street Journal, “Toda essa engenharia social (escritórios de plano aberto) criou distrações intermináveis que desviam os olhos dos funcionários da tela do computador. O ruído visual, a atividade ou o movimento nos limites do campo de visão de um funcionário, pode acabar com a concentração e atrapalhar o pensamento analítico ou a criatividade”.
Se os escritórios de plano aberto são uma pedra no seu sapato, tente utilizar outros espaços para favorecer o pensamento crítico no seu trabalho; encontre um lugar silencioso no escritório, uma sala em reforma ou negocie algum tempo para trabalhar de casa.
- Desligue as notificações
Um executivo médio recebe 46 notificações por dia. Para evitar nossos impulsos pavlovianos de responder na hora, simplesmente desligue as notificações.
- Recorra ao modo avião
Você também pode utilizar o modo avião para limitar interrupções de mensagens de texto e telefonemas durante determinados horários do dia. Se essa ideia lhe causar ansiedade, é possível manter chamadas de números específicos, como as de parentes ou parceiros de negócios importantes. Você pode habilitar o modo “Não perturbe” no iPhone para permitir a comunicação com contatos designados como “favoritos”, enquanto silencia outras chamadas ou mensagens.
- Limite as etapas de aprovação
Embora mais difícil de implementar, criar uma “burocracia mínima viável” – removendo as etapas desnecessárias de aprovação para que as tarefas triviais e não tão importantes sejam concluídas – também significa menos trabalho administrativo, o que se traduz em menos interrupções.
Conscientização é primordial
Mudanças ambientais à parte, os seres humanos evoluíram para economizar energia e terem uma chance de sobrevivência na savana. Assim, estamos predispostos a colher a fruta do galho mais baixo ou a realizar a tarefa mais simples primeiro – tal como conferir o e-mail em vez de trabalhar naquela apresentação. Tornando-nos mais conscientes de nossas tendências a colher os frutos mais próximos, ou distrairmo-nos com as atividades mais simples, é o primeiro passo para mudarmos nosso comportamento.
As empresas que constroem uma cultura em torno da minimização das distrações desfrutam do benefício conjunto de se ter funcionários mais concentrados e menos estressados e, portanto, mais satisfeitos.
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