A digitalização de documentos tem se tornado um pilar essencial para a eficiência operacional das empresas. No setor logístico, a dificuldade na obtenção de comprovantes de entrega digitais de qualidade representa um desafio significativo, impactando diretamente a saúde financeira, a conformidade legal e a reputação das organizações. Para solucionar esse problema, a Easy Doc desenvolveu soluções com tecnologia multicanal que permitem capturar informações de diferentes fontes: Scanners, Aplicativos, Sistemas, Portais, FTP, APIs, entre outras, como WhatsApp com IA integrada que garantem a qualidade da imagem e a rastreabilidade em tempo real desses documentos, assegurando a transparência e a fluidez dos processos empresariais.
O papel essencial dos comprovantes de entrega
Os comprovantes de entrega: Canhotos DACTEs, DANFEs, DANFE SIMPLICADA, entre outros, desempenham uma função fundamental em transações comerciais e operações logísticas, servindo como evidência da entrega de mercadorias ou serviços. Esses documentos garantem a conformidade com obrigações contratuais e fiscais, além de serem essenciais para a resolução de disputas judiciais e para a eficiência no faturamento. Sem um ecossistema eficaz de gestão desses comprovantes, as empresas enfrentam desafios como bloqueios no recebimento de fretes, aumento de custos e ineficiência operacional.
Case de sucesso: Bora Transportes
A Bora Transportes, empresa com duas décadas de experiência no setor logístico, enfrentava dificuldades na gestão de seus comprovantes de entrega. Com uma frota de mais de 340 veículos e 600 colaboradores, a empresa precisava garantir que seus registros fossem claros e acessíveis para evitar bloqueios no faturamento/recebimento de fretes. O sistema anterior não conseguia garantir imagens legíveis dos canhotos de entrega, prejudicando a comprovação efetiva das transações.
Alan Araújo, gerente de desenvolvimento de sistemas da Bora Transportes, relembra os desafios enfrentados: “Para conseguirmos um pouco de qualidade nas imagens dos canhotos de entrega, eles eram digitalizados quando retornavam para as filiais. Perdíamos muito tempo com esse trabalho manual e não ganhávamos muito em termos de qualidade de imagem”.
Com a implementação da solução multicanal da Easy Doc, a Bora Transportes conseguiu eliminar essas dificuldades. Inicialmente adotado na matriz, o sistema foi expandido para todas as filiais em apenas cinco meses. O impacto foi imediato: a qualidade da digitalização melhorou, a integração com os portais dos clientes otimizou o processo de faturamento e as faturas bloqueadas puderam ser regularizadas. “Agora estamos colhendo os frutos com algumas indústrias que tínhamos faturas bloqueadas”, celebra Araújo.
Benefícios da solução Easy Doc
A digitalização de comprovantes trouxe ganhos expressivos para a Bora Transportes:
- Aumento da produtividade: Com digitalização dos comprovantes, a equipe pode focar em atividades estratégicas.
- Melhoria no fluxo de caixa: A regularização de faturas bloqueadas permitiu o recebimento dos fretes.
- Redução de custos operacionais: O tempo gasto na tentativa de tornar os canhotos legíveis foi significativamente reduzido.
- Maior transparência e segurança: Comprovantes digitalizados e armazenados de forma segura e centralizado garantem rastreabilidade e confiabilidade das informações.
Impacto positivo no mercado
A parceria entre a Easy Doc e a Bora Transportes reforça a importância da inovação tecnológica por meio da transformação digital para a digitalização e para a gestão documental no setor logístico. “Nos propusemos a conquistar algumas metas e estamos efetivamente alcançando esses propósitos: a automatização do processo, maior ganho de tempo e melhoria na qualidade das informações fornecidas aos nossos clientes”, destaca Alan Araújo.
Hoje, a Bora Transportes não apenas recuperou faturas em aberto, como também garantiu um processo de comprovação de entrega muito mais eficiente e sem contestações. “O que já era bem feito, agora está sendo entregue com perfeição”, conclui o executivo.
A Easy Doc segue sua missão de transformar a gestão documental das empresas, otimizando processos, garantindo segurança fiscal, jurídica e contribuindo para um ambiente empresarial mais produtivo e eficiente. Conheça a Easy Doc www.easydocs.com.br
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