Atualmente, o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) tornou-se uma ferramenta importante no que tange a proteção e segurança das empresas que participam de mercados globalizados e das que buscam conformidade aduaneira de suas operações.
Esta é uma tendência global no comércio internacional para as empresas que buscam garantir melhores condições de competitividade, visto que atualmente a competição é determinada de forma integrada entre as cadeias de abastecimento. Uma cadeia logística, para continuar operando de forma plena e competitiva, não pode ter elos frágeis que as tornam vulneráveis a movimentação de atividades ilícita, visto que, se um dos seus componentes estiver envolvido neste tipo de atividade, causaria uma paralisaria toda a cadeia, afetando o fornecimento a quem ela pertence e, portanto, sua exposição aumentará sua vulnerabilidade. É por este motivo que as empresas estão buscando demonstrar que são confiáveis e seguras; assim como, devem estar cientes da importância na necessidade constante de gerar ações preventivas e corretivas de seus processos, porque se bem implementadas, estas ações podem eliminar as causas reais e potenciais dos riscos e com isto contribuir para a melhoria contínua.
Em alguns casos, é encontrado nas empresas ou ainda nas consultorias que as assessoram, um não claro entendimento do conceito de "ações corretivas" com a efetiva "correção". A correção elimina a violação ou erro detectado; enquanto a ação corretiva fará referência às ações que serão implementadas para eliminar e corrigir as causas que causaram isto. Este último conceito é muito mais relevante, porque garante que o erro não volte a acontece novamente.
Sobre a aplicação
A maioria das empresas aplicam ações preventivas e corretivas para os resultados relatados nos processos de auditorias interna e/ou externa. Mas é preciso lembrar que estas ações também devem ser utilizadas como resultado de revisão de processos, quando identificado ou materializado um risco no processo, durante o monitoramento dos riscos, na análise de dados e indicadores ou outros.
A diferença entre ações preventivas e corretivas
A diferença aqui apresentada é que a ação corretiva deverá ser aplicada quando o desvio do processo já ocorreu e queremos impedir que este volte a ocorrer novamente.
A ação preventiva deverá ser aplicada quando os desvios de processo ainda não ocorreram, porém existem suspeitas bem fundamentadas de que poderão ocorrer.
As empresas deverão implementar rotinas regulares para a tratativa, de forma eficaz e efetiva, de suas ações, caso contrário estas serão resolvidas somente de forma momentânea, gerando falhas na gestão do sistema de controles internos. A omissão de identificação, registro e tratativa das ações (preventivas e corretivas) também afetarão consideravelmente o processo, tornando crítico o fator chave que visa processos de melhoria contínua.
Atualmente existem muitas metodologias para auxiliar na execução das análises de causa de desvios, tais como: Os cinco porquês?, Brainstorming, Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa (de causa – efeito), folhas de estratificação, Histogramas; entre outros.
Para o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado (OEA) é importante verificar a eficiência e a eficácia das ações preventivas e corretivas, devido a que isso permitirá que as empresas se certifiquem de não repetir o achado ou incidência em conformidade aduaneira ou segurança na cadeia logística. Para a determinada verificação, orientamos para que as empresas descrevam o caminho como fizeram a prova de conformidade das ações, bem como, registraram os meios de subsistência das ações implementadas.
Por fim, é apresentado aqui a importância na aplicação do processo de ações corretivas e preventivas para as empresas que buscam a certificação aqui citada:
• Minimizar os riscos e/ou erros de processos;
• Melhorar tempos de resposta em processos (continuidade dos negócios);
• Diminuir ou evitar encargos financeiros;
• Manter a qualificação do pessoal;
• Aumentar a confiança e a credibilidade da empresa;
• Controlar a conformidade aduaneira e a segurança nos processos;
• Garantir a melhoria contínua nos processos.
* Daniel Gobbi Costa é consultor nas áreas Logística e de Comércio Exterior da Alliance Consultoria e Treinamento Empresarial.
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