Daiana L. Ibide
Advogada
COMJOVEM de Araraquara e Região – SETCAR
Empresas que não adotam práticas de gestão de pessoas para minimizar seus passivos trabalhistas, podem comprometer boa parte de seus recursos financeiros com o pagamento de pesadas condenações na Justiça do Trabalho.
Pesquisas demonstram que o Brasil é campeão mundial de processos trabalhistas, com aproximadamente 2 milhões de casos por ano e muitos processos decorrem de erros cometidos pelas empresas por desconhecimento da legislação.
A tendência é que, por conta da crise que o país enfrenta, as reclamações trabalhistas aumentem ainda mais, uma vez que o tempo para recolocação fica mais longo, as famílias perdem o poder de compra e necessitam de dinheiro, portanto dão início às reclamações, uma vez que vivemos em um país onde as autoridades, na maioria das vezes, consideram que o empregado sempre está sendo lesado.
Portanto, é imprescindível às empresas adotarem práticas de gestão de pessoas para minimizar seus passivos trabalhistas.
O que é passivo trabalhista?
Antes de abordamos as práticas que podem diminuir o passivo trabalhista convém explicarmos o seu conceito.
Passivo trabalhista é a soma das dívidas que são geradas quando uma empresa, pessoa física ou jurídica, não cumpre suas obrigações trabalhistas ou não realiza o recolhimento correto dos encargos sociais.
É o conjunto das cobranças realizadas em caso de reclamações trabalhistas.
Empresas de todos os portes e segmentos estão suscetíveis a passivos trabalhistas, no entanto, no ramo dos transportes costuma ser mais elevado o valor das condenações em virtude da jornada de trabalho dos motoristas.
Quais práticas de gestão podem ajudar a diminuir o passivo trabalhista?
Apostar na advocacia preventiva. Atualmente, os funcionários são tão ou mais informados que a própria empresa, no que diz respeito aos seus direitos e deveres.
Uma relação entre empregadores e empregados pautada no respeito, confiança e no cumprimento da legislação pode diminuir o passivo trabalhista de uma empresa.
É importante que o RH e o departamento jurídico trabalhem em parceria, para que a empresa sempre aja de acordo com as normas e leis trabalhistas.
É interessante, também, que a empresa busque contato com associações e sindicatos da categoria e realize um planejamento preventivo, para fazer a gestão das reclamações trabalhistas da melhor forma possível.
Não busque um escritório de advocacia ou contrate um profissional da área jurídica somente quando tiver que enfrentar um processo trabalhista. É preciso se antecipar e atuar na prevenção de litígios trabalhistas.
Investir em um bom controle de jornada de trabalho
A maior parte das reclamações trabalhistas diz respeito a divergências no pagamento de horas extras.
Poucos empresários sabem que é obrigação da empresa controlar a jornada de seus colaboradores, essa obrigação independe do número de seus funcionários, pois, em uma ação trabalhista, a empresa está obrigada a apresentar seus controles de ponto.
Com um controle de jornada confiável, integrado à análise dos tacógrafos, rastreadores e sistemas de telemetria, você terá certeza de que o pagamento das horas trabalhadas e não trabalhadas está correto, sem risco de falhas na contagem, esquecimento ou omissão de informações.
Otimizar a folha de pagamento de seu colaborador
Com uma folha de pagamento integrada ao controle de jornada correto de seu funcionário a exatidão de informações se torna totalmente confiável.
Lembre-se sempre de emitir recibos do controle de jornada e do pagamento das horas e solicite a assinatura do colaborador sempre que for entregue o relatório ou a própria folha de pagamento.
Caprichar no arquivamento dos documentos
Seja organizado e tenha um arquivo impresso ou digital impecável de cada funcionário da empresa. Certifique-se de que todos os documentos e recibos estejam preenchidos corretamente, assinados e em segurança.
Isso é importante porque muitas empresas não encontram os comprovantes necessários no momento da ação trabalhista.
Realizar auditorias internas
Realizar uma consultoria interna periodicamente deve ser imprescindível para evitar demandas trabalhistas a fim de:
• Verificar todos os contratos (estagiários, aprendizes, cotistas, trabalhadores terceirizados, funcionários com carteira assinada, prestadores de serviço etc.);
• Averiguar o sistema de controle de ponto;
• Analisar o processo da folha de pagamento;
• Checar se os arquivos estão sendo feitos de maneira correta;
• Apurar se a legislação trabalhista em vigor está sendo cumprida.
Tenha certeza de que todos os funcionários têm um contrato com a empresa de trabalho ou de prestação de serviços e que os recolhimentos dos encargos sociais estão corretos (inclusive referente à parte variável do salário).
Celebrar acordos coletivos
É importante fazer acordos coletivos com sindicatos e associações para conseguir mais segurança jurídica em relação a alguns temas referentes ao contrato de trabalho.
Pedir assinatura em todos os recibos
Pode parecer repetitivo, mas é importante solicitar a assinatura em todos os recibos. É alto o número de empresas que não localizam a cópia assinada dos comprovantes necessários, para fazer sua defesa numa ação judicial.
Na verdade, é essencial formalizar, por meio de recibo, a entrega de:
• Todo e qualquer documento (folha de ponto, solicitação de férias, holerites, pagamentos, adiantamentos);
• Instrumentos de segurança;
• Equipamentos de informática;
• Carro, celular ou qualquer outro objeto da empresa para uso comercial.
Por isso, guarde os comprovantes, junto com os recibos, e garanta que a empresa possui todos os documentos comprobatórios, caso seja necessário.
Ter área Jurídica e RH eficientes
É fundamental contratar funcionários competentes para as áreas de RH e jurídica, bem como para as lideranças de todos os outros departamentos, a fim de que a legislação trabalhista seja cumprida à risca, todos sigam as normas e as ações preventivas sejam bem aplicadas.
É também importante contar com bons profissionais nos escritórios que prestam serviço para a empresa, tais como os de contabilidade e assessoria jurídica, entre outros.
Essas práticas de gestão de pessoas são capazes de reduzir positivamente as ações trabalhistas que uma empresa pode enfrentar.
Enfim, a prática de prevenção na gestão de pessoas é capaz de suprimir os riscos ou mesmo gerenciá-los da melhor forma possível, visando o sucesso do negócio empresarial, visto que, além de prevenir situações de riscos e auxiliar no sucesso do contencioso, também auxilia e contribui em decisões importantes para a saúde financeira da empresa, evitando e minimizando demandas judiciais trabalhistas.
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