A principal delas, sem dúvida, é tornar acessível às informações que precisam ser compartilhadas
Pense em uma situação: a empresa promoverá dentro de alguns dias uma série de cursos. Só que os colaboradores, para terem acesso a este treinamento, precisam se cadastrar. Avisos sobre o acontecimento são disparados por e-mail e WhatsApp. Só que com o excesso de e-mails alguns funcionários acabam esquecendo o informativo enviado. Assim também no WhatsApp, o link de onde era para fazer as inscrições acaba se perdendo com a chegada de outras mensagens que tratam de assuntos diversos. Conclusão, os treinamentos que eram para contar uma presença massiva, tiveram pouca participação.
Na era da informação, em que recebemos centenas de mensagens diariamente, aquele conteúdo que é importante pode passar despercebido. Se você deixou para responder depois, corre o risco de não lembrar, ou até mesmo perder dentre tantas outras coisas.
Em se tratando do mundo corporativo, ter um local seguro onde fica disponível a informação facilita muito a organização e a comunicação. Isto é o que justamente propõe uma intranet — uma internet só que interna.
“A intranet facilita a propagação das informações e contribui para o quesito segurança, já que não é uma rede pública. É só para quem é usuário interno. Ela é exclusiva e restrita”, fala Fabio Gomes, especialista em segurança da informação.
Para acessar o conteúdo, somente o usuário com permissão, que geralmente está atrelada ao e-mail corporativo ou a algum meio de autenticação como cadastro, login e senha da VPN.
Ainda de acordo com Gomes, além da segurança a intranet se destaca positivamente por possibilitar o compartilhamento de arquivo, de forma mais interativa e intuitiva. “Otimiza o tempo de o usuário ficar procurando um arquivo nas inúmeras pastas, como acontece muitas vezes”, explica.
Outro aspecto que o especialista lembra é que reduz consideravelmente o uso de papel por não precisar divulgar as informações impressas. Então, se a empresa tem intuito de ser paperless (termo em inglês para descrever eliminação de documentos impressos), e amiga do meio ambiente, a adoção da intranet será bem-vinda.
Falando de outras vantagens deste portal interno corporativo, Ewerthon Sousa, tecnólogo em redes de computadores destaca a facilidade da comunicação. “Por meio dela é possível apresentar aos novos colaboradores informações sobre a cultura organizacional da empresa. Sendo que o profissional recém-chegado pode encontrar esclarecimento para alguma dúvida prontamente”, considera.
Também pensando na intranet como uma ferramenta que pode auxiliar os departamentos de RH das empresas, o tecnólogo menciona a possibilidade de divulgar os benefícios. “Se há produtos e serviços, que por meio de parcerias, a organização concede descontos para funcionários, tudo pode ficar visível e disponível ali pela intranet”.
Sousa faz um comparativo, “enviar avisos em uma empresa que tem 10 funcionários é fácil, agora imagine uma com mil? A intranet facilita este compartilhamento, e a acessibilidade é bem mais eficaz”.
“Você pode fazer algo bem editável, é possível colocar dashboards para ver como estão os resultados atualizados da organização. É bem versátil”, acrescenta o especialista em segurança cibernética.
O que a empresa precisa fazer para implantar uma intranet?
“O primeiro passo é verificar com cada departamento o que tem de interessante para publicar”, indica Sousa. Para a tela inicial deve-se considerar as informações mais relevantes.
Os especialistas da área apontam várias plataformas onde uma intranet pode ser hospedada. “É só avaliar aquilo que mais combina com a empresa. Se ela já usa, por exemplo, o Google Workspace, fica mais fácil desenvolver algo dentro desta ferramenta”, diz Gomes.
“Às vezes, isso já está contemplado no plano que ela utiliza, então está à disposição, é só aproveitar”, completa Sousa.
Assim fica mais que perceptível a lista de vantagens que uma intranet possibilita: disseminar políticas organizacionais, cursos de qualificação, facilitar a solicitação de benefícios, informar sobre campanhas e eventos da organização, — compartilhar agendas, arquivos, relatórios, mudanças importantes, …enfim o que não falta é funcionalidades para esta ferramenta.
Se sua empresa ainda não possui, vale pensar a respeito se é interessante. Caso já utilize, use as dicas deste conteúdo e avalie o que não pode ficar de fora do seu portal interno.
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Descubra em quais plataformas é possível hospedar sua intranet:
- Google Sites;
- SharePoint;
- WordPress;
- Linux;
- Wix; e
Também pode ser desenvolvida no servidor da empresa
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